Tips Menjadi Presenter/Host yang Baik Saat Meeting Virtual

Demi mencegah penyebaran dan penularan virus Covid-19, pemerintah menganjurkan kepada masyarakat Indonesia untuk beraktivitas dan bekerja dari rumah selama pandemi ini. Tetapi apakah kamu pernah merasa kelelahan walau bekerja dari rumah? Kelelahan tersebut dapat terjadi karena terlalu sering melakukan meeting secara virtual atau biasa disebut zoom fatigue.

Salah satu penyebab zoom fatigue adalah tidak efektifnya meeting virtual. Hal ini bisa terjadi karena presenter/host tidak dapat membawakan agenda meeting dengan baik, tidak fokus, atau tidak mampu mengendalikan alur, sehingga meeting jadi terasa begitu lama dan melelahkan. Pembahasan yang bertele-tele pun dapat menjadi faktor meeting terasa melelahkan.

Untuk mencegah hal tersebut, berikut beberapa tips untuk menjadi host meeting yang baik.

Untuk menjalankan meeting yang efisien, tidak bertele-tele dan sukses, perencanaan agenda meeting menjadi kunci keberhasilannya. Merencanakan agenda meeting penting dilakukan agar semua anggota mempunyai topik yang bisa dipelajari, sehingga diskusi yang dijalankan pun akan terasa lebih mengalir.

Beberapa agenda meeting yang perlu dipersiapkan antara lain,

• Poin utama pembicaraan/ poin yang penting dibahas.
  
• Waktu atau seberapa lama meeting berlangsung.
• Anggota meeting yang akan hadir
• Apa saja yang perlu dipersiapkan oleh para anggota meeting.
• Dokumen yang berkaitan dengan meeting.

Selain itu, sebagai host meeting yang baik, kita juga perlu menyusun peraturan dan ekspektasi yang akan dihasilkan dari meeting tersebut.

Setiap anggota meeting tentu memiliki agenda atau pekerjaan masing-masing di luar meeting tersebut. Karena itu, sebagai host, kita perlu membuat beberapa aturan dalam menyelenggarakan meeting online sehingga dapat berjalan efektif dan tidak membuang-buang waktu. Dengan begitu para anggota pun tidak merasa kelelahan dan dapat melanjutkan pekerjaan mereka.

Adapun beberapa aturan yang dapat diterapkan dalam meeting online seperti,

• Tegas terhadap waktu dan jangan terlambat.
• Menentukan waktu-waktu khusus untuk sesi tanya jawab atau berdiskusi.
• Menentukan tata cara bertanya, seperti apakah harus menyalakan kamera atau boleh hanya dengan suara.
• Mematikan mic di luar sesi tanya jawab atau diskusi.
• Tidak ada yang boleh menyela kecuali diizinkan.
• Dan lain-lain

Proses latihan sebelum menjadi presenter meeting akan membantu kamu supaya bisa memahami audiens dan menguasai panggung. Dengan berlatih di depan cermin membuat kamu bisa mengetahui kekurangan yang perlu diperbaiki, seperti alur atau cara bicara, kecepatan dan lainnya. Ketika host meeting dapat lancar mempresentasikan materi, meeting yang dijalankan pun lebih efisien dan tidak melelahkan.

Walaupun sedang bekerja dari rumah, tetapi kamu tetap perlu berpakaian rapi ketika sedang meeting online. Berpakaian rapi ini akan meningkatkan percaya dirimu sehingga kamu dapat menjalankan meeting dengan lebih lancar. Apalagi ketika sedang meeting virtual dengan klien, penampilan yang baik tentu akan memberikan nilai tambah tersendiri dan membuat para anggota meeting lebih antusias untuk mendengar dan berinteraksi di dalam meeting tersebut.

Membuat catatan ketika meeting merupakan hal yang penting dilakukan. Mencatat akan membantu kamu untuk mengingat informasi-informasi penting yang dibahas sepanjang meeting. Selain itu, dengan adanya catatan, pertanyaan yang sama pun dapat dihindari, sehingga waktu berjalannya meeting menjadi lebih efisien.

Lebih dari itu, mencatat hal-hal penting dalam meeting akan membantu kita untuk merangkum hasil meeting, mendapatkan kesimpulan dan memastikan langkah-langkah selanjutnya untuk mencapai hasil dari meeting tersebut.

Tips yang tidak kalah penting berikutnya adalah memastikan kelancaran koneksi internet dan juga kualitas audio ketika meeting virtual. Koneksi internet dan kualitas audio yang buruk tentu dapat menjadi penghambat bagi kesuksesan sebuah meeting, karena membuat kamu perlu mengulang-ulang pembahasan yang sudah disampaikan sebelumnya.

Host atau presenter meeting yang baik tentu dapat membuat meeting yang dijalankan berjalan secara efektif dan efisien. Dengan begitu, para anggota meeting pun tidak menderita zoom fatigue dan dapat tetap produktif dalam menjalankan pekerjaan mereka